Sechs Punkte für aktives Karenzmanagement

Heutige Unternehmen sind in vielerlei Hinsicht gefordert. Arbeitnehmerseitig heißt es vor allem flexibel zu sein. Um das wertvollste Gut Mensch motiviert zu halten und nicht zu verlieren, sind Unternehmen gefordert, moderne Lösungen zu schaffen, die eine gute Lebensbalance ebenso ermöglichen, wie den Umgang mit unterschiedlichen Erwartungen und Lebenssituationen. Für zahlreiche Unternehmen hat das Thema Karenzmanagement eine wichtige Bedeutung gewonnen. Hier sechs Punkte für ein erfolgreiches Karenzmanagement.

1.) Bedarfe erkennen und Ziele setzen

Unternehmen, die sich mit dem Thema Karenzmanagement beschäftigen, stehen oft subjektiv vor dem Problem „aufgrund der gesetzlichen Lage ja nicht viel tun zu können“. Nun ja, das ist nicht ganz richtig so. Aktives Karenzmanagement ermöglicht zahlreiche Verbesserungen und lässt sich sehr wohl auch mit Personalmanagement-Zielen verbinden. Wichtig ist, sich des Bedarfes klar zu werden. Dem des Unternehmens und den der Mitarbeiterinnen und zunehmend auch Mitarbeiter.

Derartige Ziele eines Unternehmens bzw. auch Bedürfnisse von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können sein:

• Steigerung der Rückkehrraten nach der Karenz
• Schnellere Rückkehr aus Karenz
• Kontakt halten und up-to-date bleiben während der Abwesenheit
• Schnellere Integration nach der Karenz
• Bessere, weil rechtzeitigere Personalplanung
• Flexibilisierung von Arbeitszeiten, aber vor allem auch des Denkens der Führungskräfte und damit der Kultur
• Erleichterung der Betreuungsverpflichtungen durch betriebliche Angebote oder flexiblere Möglichkeiten auf Betreuungsengpässe zu reagieren
• Raschere Rückkehr zu einer Vollzeit- oder vollzeitnahen Beschäftigung

Welche Ziele ein Unternehmen sich auch setzt, wesentlich für ein gelungenes Karenzmanagement ist aus meiner Sicht, sich der Ziele klar zu werden und dann entsprechende Maßnahmen zu setzen.

2.) Angstfreie Kultur der offenen Kommunikation

Viele Unternehmen beklagen, dass man im Thema Karenz vor dem Problem stünde, das betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genau wüssten, welche Rechte und Pflichten sie hätten und diese auch nutzen. Das mag sein, doch die Frage die tiefer geht ist, welche Kultur in Bezug auf die Themen Karenz oder Auszeiten generell vorherrscht.

Rechtzeitig ihr Personal planen zu können, ist für die meisten Unternehmen essentiell wichtig. Das bedeutet, dass es von Vorteil ist, wenn Gespräche über die Vorstellungen und Wünsche von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern frühzeitig und angstfrei stattfinden können. Letzteres vor allem, damit sie überhaupt stattfinden können.

Damit das passiert ist der Umgang mit den Themen Karenz und Auszeiten ein essentiell wichtiger. Da wo der Vorgesetzte bei der Meldung einer Schwangerschaft die Hände über dem Kopf zusammenschlägt, da wird sich die Jungmutter gut überlegen, allzu früh von einer gewünschten Teilzeitbeschäftigung zu informieren. Da wo Mitarbeiterinnen, die schwanger sind, auf dem buchstäblichen Abstellgleis landen, sobald sie von ihrem bevorstehenden Glück berichtet haben, kann effektives Karenzmanagement nicht funktionieren. Das führt uns auch gleich zu Punkt 3:

3.) Einbinden der Führungskräfte

Wer ein effektives Karenzmanagement schaffen will, der ist gut beraten, seine Führungsmannschaft stark einzubinden. Das betrifft mehrere Ebenen. Zum einen geht es darum, klar zu kommunizieren, dass eine Karenz keine Katastrophe bedeutet. Führungskräfte bangen allzu leicht um die Leistungsfähigkeit ihrer Teams, woher meist auch überzogene Reaktionen bis hin zu Drohungen, keinesfalls schwanger zu werden, ruhen. Ein klares Bekenntnis des Top Managements, dass man auf einen wertschätzenden Umgang mit Mitarbeiter/innen vor, während und nach einer Karenz Wert legt, ist hier besonders gefragt. Dazu können auch Sensibilisierungstrainings oder Aufklärung über die tatsächliche rechtliche Situation und die Rechte und Pflichten beider Seiten sinnvoll sein. Die Erfahrung zeigt, dass hier vielerorts große Wissenslücken bestehen.

Ich will aber noch weiter gehen. In einer Menge Unternehmen scheint es so, dass wäre Karenzmanagement das Thema der Personalisten. Diesen Zugang halte ich für absolut verkehrt. Wir gestehen Führungskräften auch sonst die volle Verantwortung für ihre Mitarbeiter/innen zu. Daher sollte diese auch im Falle einer Karenz nicht delegierbar sein. Konkret ist eine Karenzierung nicht das Ende einer Beschäftigung. Um eine „aus den Augen, aus dem Sinn-Politik“ zu vermeiden, kann es hilfreich sein, karenzierte Kräfte bewusst im Personalstamm zu belassen. Damit sind diese auch während ihrer Abwesenheit nicht von der Bildfläche verschwunden. Das gepaart mit einer klaren Verantwortung bei den Führungskräften ist aus meiner Sicht ein zentrales Element aktiven Karenzmanagements. Denn Vereinbarkeit, Motivation oder De-Motivation, finden in der direkten Begegnung zwischen Mitarbeitern und ihren Führungskräften statt! Eine Personalabteilung sollte hier nur sinnvolle „System-Jobs“ inne haben, wie etwa das rechtzeitige Bescheid geben, wann wer zurück kehrt oder das zur Verfügung stellen von Kontaktformaten, wie etwa einem halbjährlichen Treffen aller Karenzierten.

4.) Flexible Personalplanung

Da wo sich die oft beklagte „rechtliche Situation“ – sprich Elternteilzeit – am meisten auswirkt, ist die Personalplanung. Unternehmen müssen für sich Optionen entwickeln, um flexiblere und andersartige Zeitmodelle zuzulassen. Denn tun sie das nicht, dann landen hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unproduktiven Abwicklungstätigkeiten und zwar nur deswegen, weil sie nicht voll verfügbar sind.

Dabei geht es aber nicht nur um klassische Teilzeitvarianten, sondern auch um Möglichkeiten, frühzeitig wieder für den Betrieb nützlich sein zu können. So können im Rahmen der Zuverdienstgrenzen Angebote zur Mitarbeit gemacht werden, oder aber auch Vereinbarungen über eine stufenweise Aufstockung von Stunden. Gerade letzteres passiert oft nicht. Eingeführte 20-Stunden-Dienstverhältnisse bleiben unberührt. Dabei ist es nichts Verwerfliches, sondern eher ein Zeichen von professionellem Vorgehen, in regelmäßigen Abständen, zB mit Eintritt in den Kindergarten, das Thema Arbeitszeit und Aufstockung aktiv anzusprechen. Das führt uns gleich zu Punkt 5:

5.) Aktive, professionelle Kommunikation

Vielerorts werden Karenzierungen und Auszeiten eher via „Management by Zufall“ gehandhabt, als in professionellen Gesprächsstrukturen. Für ein aktives und wertschätzendes Karenzmanagement ist es jedoch essentiell, klare Prozesse für die interne Kommunikation zu haben. Vor allem wird dadurch die Möglichkeit gesteigert, gemeinsam sinnvoll zu planen, Pläne von Mitarbeiter/innen rechtzeitig zu erfahren und umgekehrt auch Bedürfnisse des Unternehmens zu kommunizieren. Hier sind wiederum Personalisten gefragt, professionelle Kommunikationsunterstützungen zu bieten, etwa in Form von Leitfäden für Führungskräfte und dem Überwachen, dass eines Gesprächsstandards.

Kontaktzeitpunkte gibt es zahlreiche. So etwa:

• Gespräch nach der Meldung einer Schwangerschaft bzw. eines Väterkarenzwunsches (hier geht es vor allem darum, die Zeit bis zu Mutterschutz / Antritt gemeinsam zu planen)
• Karenzantrittsgespräch (ein solches Gespräch kann einerseits sicherstellen, dass an alles gedacht wurde, Übergaben professionell geschehen sind oder auch schon ein wenig über die Zukunft nachzudenken – wie etwa eine etwaige Beschäftigung während der Karenz oder aber die Teilnahme an Weiterbildungen)
• Eine wertschätzende Gratulation zur Geburt (das geht über ein Schreiben àla „Bitte senden Sie uns folgende Unterlagen“ weit hinaus)
• Karenzzwischengespräche (etwa nach einem Jahr, um wiederum gemeinsam zu planen, Änderungen zu besprechen, Beschäftigungen, Weiterbildung, …)
• Rückkehrgespräch (Hier unterschätzen Unternehmen ihre Möglichkeiten bei weitem. Davon ausgehend, dass jede/r – auch Jungmütter und –väter – eine wertige Aufgabe in einem Unternehmen möchten, ist es legitim, sich als Unternehmen im Vorfeld Gedanken zu machen, welche Möglichkeiten des Einsatzes es nach einer Karenz gibt und diese zu artikulieren, statt wie das Kaninchen vor der Schlange zu warten, welche Forderung denn wohl kommen möge)
• Wiedereinstiegsgespräche
• Planungsgespräche während einer Elternteilzeit (etwa um Möglichkeiten und Bedarfe gemeinsam auszuloten)
• Gespräch bei Ablauf der gesetzlichen Elternteilzeit (vielfach wird das nicht gemacht, sondern alles bleibt beim Alten. Es ist jedoch legitim, am Ende der gesetzlichen Elternteilzeit – also mit dem 7. Geburtstag des Kindes – einmal miteinander über das weitere Arbeiten zu sprechen. Aber nicht um Druck auszuüben, sondern um Verlässlichkeit für beide Seiten zu schaffen.)

Und zuletzt macht auch Punkt 6 für Unternehmen Sinn:

6.) Kontakt, Information und Weiterbildung

Karenz ist – wie schon erwähnt – nicht das Ende einer Beschäftigung. Das bedeutet, dass auch karenzierte Mitarbeiter/innen ein Recht haben, am Geschehen des Unternehmens teilzuhaben. Maßnahmen können hier beispielsweise sein:

• „Eltern-Treffen“ – regelmäßige Austauschformate an denen karenzierte Mitarbeiter/innen teilnehmen können, wo Informationen zwischen einander und mit dem Unternehmen ausgetauscht werden, am besten unter Einbeziehung der Führungskräfte und mit den Kindern
• Newsletter, Mitarbeiterzeitung, Mailings, die karenzierten Mitarbeiter/innen auch nach Hause geschickt werden
• Zugang zu internen Informationsquellen, etwa einem Intranet
• Die Möglichkeit der Weiterbildung auch während der Karenz – gewisse Schulungen machen auch während einer Karenz für beide Seiten Sinn und vermeiden so sogar mühsame und kostenintensive Wiedereinstiegsschulungen. Etwa bei Systemänderungen. Aber auch Formate wie ein Eltern-Training für Wiedereinsteiger/innen (zB „Wie handle ich den Spagat Job und Kind“) können für beide Seiten sinnvoll sein.
• Und die schon erwähnten Beschäftigungsmöglichkeiten während der Karenz im Rahmen der Zuverdienstgrenzen (Achtung! Diese sind je nach gewähltem Kinderbereuungsgeld-Modell andere!) – das kann ein Tag in der Woche sein, oder aber ein paar Tage in Folge zu Spitzenzeiten oder aber ein spezielles Projekt.

Ja, rechtlich gesehen, mag es vielleicht auf den ersten Blick so aussehen, als hätten Unternehmen wenige Möglichkeiten, sich zu bewegen. Wer aber aktiv an das Thema Karenzmanagement heran geht, der kann in jeder Organisation zahlreiche Ansatzpunkte finden. Best Practices gibt es einige – ein paar finden Sie auch in meinem Artikel „Zeit für ordentliches Karenzmanagement“.