Fluktuationskosten sind höher als angenommen – eine Berechnung

Wenn von den Kosten von Fluktuation die Rede ist, werden meist nur die direkten, offensichtlichen Kosten, etwa für Inserate und Berater_innen genannt. Tatsächlich aber kostet Fluktuation viel mehr als meist angenommen wird. Dann nämlich, wenn man die Berechnung zu Echtkosten vornimmt. In meinem Artikel „Mitarbeiterbindung bringt’s“ vom August 2012 habe ich schon eine Modellrechnung dazu aufgestellt. Hier finden Sie nun auf vielfachen Wunsch ein einfaches Excel, mit dem Sie die Berechnung selbst machen können.

Viele versteckte Fluktationskosten

Wie teuer Fluktuation tatsächlich ist, merkt man erst, wenn man sie zu Echtkosten berechnet. Neben den üblichen, direkten Kosten, zB für Berater_innen und Inserate, gibt es aber noch viele andere Kosten, die sich meist in den fixen Budgets gut verstecken. Zieht man zB Faktoren, sowie Minderleistungen, Perfsonalkosten für das Führen von Einstellungsgesprächen und Mehrbelastungen hinzu, dann steigen die Kosten für einen einzelnen Austritt mit anschließender Nachbesetzung erheblich.

1.) Kosten des ausscheidenen Mitarbeiters / der ausscheidenden Mitarbeiterin

Zu den Kosten des ausscheidenden Mitarbeiters / der ausscheidenden Mitarbeiterin zählen:

• Auszuzahlende Resturlaubtage, die nicht mehr verbraucht wurden / werden konnten
• Kosten für die Erledigung der Austrittsformalitäten (Abmeldung, Dienstzeugnis, ggf. Veränderungen am Arbeitsplatz, …)
• Minderleistungen durch zB innere Kündigung oder Jobsuche
• Schulungskosten, deren Umsetzung nun nicht mehr genutzt werden kann
• ggf. Abfertigungszahlungen

2.) Kosten der Neubesetzung der Stelle

In vielen Fällen wird nachbesetzt. Entsprechend fallen hier einige Kosten an:

• Kosten für Inserate und Ausschreibungen bzw. Personalberater_innen
• Kosten für den Zeitaufwand der Abstimmung von Ausschreibungen und Suchstrategien
• Kosten für Sichten von eingehenden Bewerbungen
• Kosten für das Führen von Bewerbungsgesprächen
• Kosten für Einstellungsformalitäten (Anmeldung, Dienstvertrag, etc.)

3.) Kosten der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters / der neuen Mitarbeiterin

Aber auch in der Einarbeitungsphase fallen zahlreiche, oft versteckte Kosten an:

• Einarbeitungszeit, in der zwar das volle Gehalt gezahlt werden muss, aber nicht die volle Leistung möglich ist
• Kosten für Einschulung und Weiterbildung
• ggf. Kosten für erhöhte Fehlerquote oder langsameres Arbeiten aufgrund von Unerfahrenheit im Job

4.) Kosten für Mehrbelastungen im Team

Zudem kommt es meist zu einer Mehrbelastung der Organisation bzw. des Teams durch einen personellen Wechsel:

• Kosten für das Einrichten eines neuen Arbeitsplatzes, benötigter IT-Lizenzen, etc.
• Kosten für Doppelbesetzungen (zB in der Übergabezeit)
• Kosten für Personalrochaden, neue Aufgabenverteilungen im Team, etc.
• Kosten für Überstunden, die vom Team während der Umbesetzung zu leisten sind

5.) Weitere Fluktuationskosten

Natürlich können noch weitere Kosten anfallen, die sich aber nur schwer im Vorfeld beziffern lassen. Ein klassisches Beispiel wären Kosten für Kunden/Kundinnen, die mit zur Konkurrenz gehen oder nicht mehr kommen, wie sie in manchen personenbezogenen Dienstleistungen durchaus üblich sind. Aber auch Kosten durch den Verlust von Wissen oder dem durch einen Wechsel zur Konkurrenz verlorengehenden Know-How bzw. Insiderwissen. Berücksichtigt man in manchen Branchen diese Faktoren, dann ist Fluktuation praktisch jedenfalls zu vermeiden.

Das Berechnungsblatt für die Fluktuationskosten

In einem einfachen Berechnungblatt habe ich für Sie die Möglichkeit geschaffen, die oben angegebenen Kosten für einen konkreten Fall an Fluktuation und Nachbesetzung auszurechnen. Sie können das Ergebnis dann gerne anhand ihrer Gesamtfluktuation hochrechnen und werden überrascht sein, was sich an Echtkosten durch Mitarbeiter_innenfluktuation ergeben kann.

Bitte beachten Sie, dass das Tool keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Es wurden zB Sonderzahlungen außer Acht gelassen. Ebensi können keine Branchenspezifika abgebildet werden. Aber für eine grobe Einschätzung ist das Instrument gut verwendbar. Entsprechend freue ich mich über Ihre Rückmeldung, wenn Ihnen etwas abgehen sollte oder unklar ist.

Mein abschießender Appell an dieser Stelle als jemand, der sich viel mit Mitarbeiter_innenbindung in Organisationen beschäftigt: Eine Investition in Mitarbeiter_innenbindung lohnt sich fast immer!

Das Berechnungblatt auf Excelbasis finden Sie hier: Berechnung Fluktuationskosten

Ich freue ich auf Ihre Rückmeldung dazu!